Optimering af informationsarkitekturen i FN’s World Food Programme

WFP, som er en FN-organisation med hovedsæde i Rom og landekontorer i mere end 80 lande, har erkendt behovet for intelligente, digitale løsninger med henblik på forbedring af videnhåndtering og -deling globalt. Viden om lokale forhold, nødhjælp og logistik skal være let tilgængelig, så organisationen og dens medarbejdere med få timers varsel kan mobiliseres og handle effektivt, når befolkningsgrupper udsættes for naturkatastrofer, hungersnød og krig.

Viden på tværs af lande og kulturer

WFP har indledt et samarbejde med forskerne om at etablere en professionel håndtering og organisering af viden og information på tværs af lande og kulturer i organisationen. Susanne Ørnager og Haakon Lund har i den forbindelse

• analyseret brugernes (dvs. WFP’s medarbejderes og frivilliges) søgninger efter og adgang til information ved hjælp af såvel intranet som internet
• analyseret WFP’s informationsarkitektur og leveret anbefalinger til en ny struktur, der vil gøre det muligt for organisationens mange medarbejdere og frivillige hurtigt at finde den viden, de har brug for. Dette stiller krav til registrering af information og til navigationsstrukturen på intra- og internet; desuden kræver det et effektivt og entydigt kategoriseringssystem, en taxonomi
• bidraget til etablering af en fælles terminologi og en fælles forståelse i hele organisationen af knowledge management, dvs. håndtering af viden

Synonymringe

Konkret bliver der dels udviklet en emneordsliste, som sikrer en ensartet terminologi på samtlige landekontorer, dels et system af synonymringe, der gør informationssøgning langt mere effektiv. Synonymringene indebærer, at man på én gang søger på mange ord, der dækker det samme begreb. Søger man fx på ’poverty mitigation’, vil systemet samtidig søge på ’poverty reduction’, poverty alleviation’ og andre synonymer.

Implementering

For at sikre den fremtidige effekt af disse tiltag har Haakon Lund og Susanne Ørnager anbefalet WFP at udvikle en fælles Knowledge og Information Management-strategi (KIMS) for at forbedre de nuværende, isolerede forløb af forskellige systemer og processer. WFP ansatte ultimo 2014 på forskernes anbefaling en Knowledge and Information Manager, som sammen med 3 kolleger varetager implementeringen. Endvidere bidrager en række lokale eksperter , taxonomy champions – også på forskernes anbefaling – til fortsat at udvikle og vedligeholde informationsarkitekturen.

Impact

Haakon Lund og Susanne Ørnager bidrager med deres viden, analyser og anbefalinger til en effektivisering af WFP’s nødhjælpsarbejde og dermed til, at flere mennesker i nød får hjælp hurtigere for de midler, WFP har til rådighed. Projektet gør det muligt at akkumulere stadig mere viden og sikre dens tilgængelighed for dem, der har brug for den. 

I samarbejde med alle WFP’s afdelinger i Rom og i felten har Haakon Lund og Susanne Ørnager udviklet en fælles strategi for WFP’s knowledge management. Der er udviklet forskellige procedurer for hele organisationen og ansat medarbejdere med ansvar for vedligeholdelse og fortsat udvikling af taxonomien og for udpegning af lokale eksperter. En fælles organisationstaxonomi er implementeret for hele WFP. Taxonomien er et fælles sprog til indeksering og søgning af information. Desuden anvender WFP taxonomien på det nye intranet, som er WFP’s nye globale samarbejdsplatform, på organisationens ny webside og i et nyt on-line undervisningssystem for medarbejderopkvalificering.

Læs mere

Artiklen Taxonomy Champions; https://iva.ku.dk/nyheder/taxonomy-champions/.

Forskningsartiklen Company Taxonomy development: The case of an international emergency response organization. I: Aslib Journal of Information Management, Vol. 68, Nr. 2, 2016, s. 193 - 211.

Forskningsartiklen Optimering af informationsarkitekturen i FN’s World Food Programme. I: Nordisk Tidsskrift for Informationsvidenskab og Kulturformidling, Vol. 4, Nr. 3, 2015, 37-52.