Den første halve time afgør, om et nyt samarbejde bliver en succes

På mange moderne arbejdspladser er forandring den eneste konstant: Organisationsændringer, nye projekter og nye kolleger fylder arbejdsdagen og koster tid og energi, fordi der hver gang skal forhandles om, hvordan den nye samarbejdsrelation skal fungere. Og nu viser en ny ph.d.-afhandling fra Københavns Universitet, at den første halve time af det første møde, hvor rammerne for det kommende samarbejde skal aftales, er helt afgørende for, om det bliver velfungerende.

- Det har virkelig overrasket mig, hvor stor betydning de første få minutter af et opstartsmøde har. Forhandlingen om, hvordan samarbejdet skal foregå, og hvilke forventninger folk har til hinanden, er ofte overstået og ligger nogenlunde fast allerede efter den første halve time, og det bliver hurtigt af de fleste accepteret som status quo; derefter oplever mange det som utrolig svært at bede om at få ændret på rammerne. Derfor er der også mange, der helt afholder sig fra at foreslå ændringer, selv om det måske kan være en fordel at få nye ideer på bordet, forklarer ph.d.-studerende Katherine Kappa fra Center for Internationalisering og Parallelsproglighed ved Københavns Universitet, som står bag undersøgelsen. Hun uddyber:

- Det er selvfølgelig en stor udfordring, at der går så kort tid, før samarbejdsrelationerne ligger fast. Men den gode nyhed er, at det er noget, medarbejdere kan lære at håndtere, og meget kan klares ved god kommunikation: Det er fx vigtigt, at vi ikke tager noget for givet, men at vi allerede fra begyndelsen ekspliciterer de forventninger og krav, vi har til samarbejdet. Vi kan ikke forlange af de andre, at de instinktivt ved, hvad vi gerne vil have ud af det. Hvis de ikke får den information af os, begynder de at selv at danne sig nogle formodninger om, hvordan vi gerne vil arbejde sammen. Og de formodninger kan som nævnt være utrolig svære at ændre på, når først projektet er sat i gang.

Klæd medarbejderne på til forandring

Katherine Kappa har i forbindelse med sin ph.d.-afhandling lavet feltarbejde i et nyt internationalt samarbejdsprojekt mellem to organisationer. Hun optog de fælles daglige møder på video og interviewede deltagerne om, hvordan det var at være en del af det nye samarbejde.

- Mange af deltagerne i min undersøgelse var meget bekymrede over, at de ikke vidste, hvordan de skulle forberede sig til samarbejdsprojektet. Og der er selvfølgelig også mange faktorer, medarbejderne ikke kan forberede sig på i forbindelse med opstarten på et nyt projekt. Men meget af den tvivl og usikkerhed kan man komme ud over ved at kommunikere meget mere direkte med hinanden helt fra begyndelsen, fortæller Katherine Kappa og fortsætter:

- Virksomheder og organisationer kan med andre ord vinde meget ved at forberede deres medarbejdere på de arbejdssituationer, hvor de hele tiden skal etablere nye relationer enten internt eller eksternt. Hvis medarbejderne får de rigtige værktøjer især i forhold til den første kommunikation med nye samarbejdspartnere, kan de også starte nye projekter og relationer på måder, som sørger for, at alle deltagere er trygge ved at give udtryk for bekymringer og foreslå ændringer, hvis de føler, der er behov for det. Og at alle allerede fra start er opmærksomme på, at det kan tage tid at blive enige om den bedste samarbejdsform. Den type af kompetencer bliver stadig vigtigere i et foranderligt arbejdsliv med kolleger fra mange forskellige kulturer, som stiller meget store krav til medarbejdernes kommunikations- og samarbejdsevner, slutter Katherine Kappa.

Kontakt

Ph.d.-studerende Katherine Kappa
Center for Internationalisering og Parallelsproglighed
Københavns Universitet
Mail: kkappa@hum.ku.dk  
Mobil: +45 35 33 57 94

Emner