E-post- og internetpolitik for Det Humanistiske fakultet

Følgende aftale er indgået i Det Humanistiske Fakultets samarbejdsudvalg den 14. februar 2003. Aftalen gælder for alle ansatte under Det Humanistiske Fakultet, Københavns universitet.

0. Medarbejdere, der i forbindelse med deres ansættelse på fakultetet får computeradgang og oprettet en e-postkonto, skal aktivt bruge e-post som kommunikationsmiddel i arbejdet.

1. Ingen har adgang til data eller gennemsyn af data om medarbejderes brug af e-mails og internet med mindre arbejdsgiveren med udgangspunkt i en skriftlig begrundelse har indhentet skriftligt samtykke fra den/de pågældende medarbejdere til at dette kan finde sted.

2. Hvor den/de berørte medarbejdere ikke giver samtykke, skal gennemsynet være påkrævet af særlige dokumenterbare, saglige og driftsmæssige formål. Både medarbejderen og dennes tillidsmand skal være orienteret om en eventuel registrering og gennemsyn.

3. Foretager ledelsen eller medarbejdere udpeget af ledelsen registrering og gennemsyn i medfør af punkt 1. og 2. i denne aftale, kan en sådan under alle omstændigheder kun vedrøre såkaldte trafikoplysninger (afsender/modtagerforhold) og ikke indhold.

4. Eventuelt indsamlede oplysninger bliver slettet når det ikke længere er nødvendigt for arbejdspladsen at opbevare oplysningerne i en form der gør det muligt at identificere den enkelte person. Fakultetets samarbejdsudvalg tager - i et tillæg til denne aftale - stilling til hvor længe logfiler bliver bevaret, hvem der skal have adgang til dem, på hvilke betingelser de pågældende skal have adgang til dem, og hvem der har ansvaret for sletning af logfiler.

5. Privat brug af e-mails og internettet i arbejdstiden er ikke i arbejdspladsens interesse. Privat brug af e-mail og internet må som hovedregel lægges i pauser eller uden for arbejdstiden.

6. Medarbejderne må ikke med deres brug af e-post og internet bringe institutionen i vanry, pådrage den et ansvar, true dens sikkerhedssystemer eller skabe økonomiske vanskeligheder for den.

7. Fakultetets samarbejdsudvalg træffer - i et tillæg til denne aftale – nærmere aftale om hvilke medarbejdere der har adgang til at kontrollere brugen af e-mails og Internettet. Der bliver indskærpet disse medarbejdere en særlig tavshedspligt i overensstemmelse med reglerne i persondataloven. Der bliver udarbejdet særskilte retningslinier for denne kreds af medarbejdere.

8. Fakultetets samarbejdsudvalg træffer - i et tillæg til denne aftale – aftale om nærmere procedurer for gennemsyn af e-mails under medarbejderes fravær fra arbejdspladsen. Der bliver etableret rutiner som sikrer at arbejdsmæssigt vigtige e-mails bliver opfanget selv om den pågældende medarbejder er på ferie eller syg.

9. Fakultetets samarbejdsudvalg tager - i et tillæg til denne aftale - nærmere stilling til opbevaring og sletning af e-mails, herunder medarbejderes private e-mails.

10. E-post til personer der ikke længere er ansat på institutionen, bliver eftersendt - hvis den pågældende ønsker det - i op til 1 år. Hvis særlige hensyn taler for det, kan denne periode blive forlænget med op til 5 år.

11. Fakultetets samarbejdsudvalg tager nærmere stilling til hvorvidt e-mail- og internetpolitikken skal indeholde retningslinier for i hvilket omfang medarbejderne kan indgå aftaler elektronisk på vegne af virksomheden med digital signatur.

John Kuhlmann Madsen, Dekan, formand for FSU
Henrik Prebensen, Lektor, næstformand for FSU