Persondata – Københavns Universitet

Forside > Forskning > Datamanagement > Persondata

Persondata

Der gælder særlige regler for indsamling, registrering, videregivelse og opbevaring af personoplysninger i forbindelse med forskning og statistik, som du skal være opmærksom på, hvis du indsamler og behandler persondata i forbindelse med dit forskningsprojekt.

Du må fx ikke generelt uden samtykke indsamle eller videregive almindelige og følsomme personoplysninger, og oplysninger, der indgår i en videnskabelig eller statistisk undersøgelse, må ikke senere bruges til andre formål.

Personfølsomme eller personhenførbare data?

Hvad er personfølsomme data

Følsomme oplysninger er defineret ved at omhandle menneskers rent private forhold. Det drejer sig om oplysninger om racemæssig eller etnisk baggrund, politisk, religiøs eller filosofisk overbevisning, fagforeningsmæssige tilhørsforhold og oplysninger om helbredsmæssige og seksuelle forhold.

Andre typer af oplysninger om rent private forhold anses også for at være følsomme. Det drejer sig om oplysninger om strafbare forhold, væsentlige sociale problemer og lignende følsomme privatlivsoplysninger, fx om interne familieforhold.

Almindelige personoplysninger vedrører ikke rent private forhold. Det kan fx være identifikationsoplysninger, oplysninger om kundeforhold eller andre lignende ikke-følsomme oplysninger.

Hvad er personhenførbare data

Personoplysninger er i persondatalovens defineret som enhver form for information om en identificeret eller identificerbar fysisk person. Ved udtrykket identificerbar person forstås en person, der direkte eller indirekte kan identificeres ved et eller flere elementer, der er særlige for den pågældende persons fysiske, fysiologiske, psykiske, økonomiske, kulturelle eller sociale identitet.

Hvis en oplysning betragtes som en personoplysning, er den derfor per definition personhenførbar.

Det er derfor væsentligt i forhold til din dataindsamling og behandling, at du sikrer dig, at dine informanter, hvis de er lovet anonymitet, ikke kan identificeres på anden vis.

Lyd og videooptagelser er tydeligt personhenførbare og bliver også hurtigt personfølsomme. Du skal derfor være særligt opmærksom på at have fyldestgørende samtykkeerklæringer i forbindelse med projekter, hvor du indsamler billed-, lyd- og videomateriale.

Anmeldelses- og registreringspligt

Skal du indsamle personoplysninger i forbindelse med et forskningsprojekt, skal det registreres på fakultetet, for at dataindsamlingen lever op til Datatilsynets krav og den kommende persondataforordning.

Du skal anmelde din indsamling af personfølsomme og personhenførbare data, inden du påbegynder dataindsamlingen.

Ved indsamling af personfølsomme oplysninger vil du, også efter den 25. maj 2018, når EU's persondataforordning træder i kraft, fortsat skulle anmode om godkendelse af din dataindsamling. Du vil, når du har anmeldt din dataindsamling, modtage en godkendelse og bekræftelse på registreringen af din dataindsamling.
Læs mere og anmeld din indsamling her.

Fra den 25. maj 2018, hvor EUs persondataforordning træder i kraft, vil også indsamlingen af ikke-følsomme persondata skulle registreres. Du vil, når du har anmeldt din dataindsamling, modtage en bekræftelse på registreringen af din dataindsamling.
Åbn anmeldelsesskema.

Læs om den nye persondataforordning (GDPR).

Kontakt forskerservice@hum.ku.dk, hvis du er i tvivl, om du skal anmelde en dataindsamling.

Anonymisering af personoplysninger

Du bør slette eller anonymisere følsomme og personhenførbare oplysninger, når du ikke længere skal bruge dem i en form, der gør det muligt at identificere den enkelte person.

Det vil dog i visse tilfælde være nødvendigt og relevant at bevare oplysningerne i deres originale og personhenførbare form. Et eksempel kan være optagelser af sprogbrug.

Opbevaring af personoplysninger

Du er som dataansvarlig ansvarlig for at sørge for, at oplysninger ikke kommer til uvedkommendes kendskab.

Dette er først og fremmest et krav om, at uvedkommende ikke må kunne skaffe sig adgang til fortrolige oplysninger om andre menneskers forhold.

Derfor skal du opbevare dine persondata på et særligt forskningsdrev, S-drevet, som opfylder krav til sikkerhed, logningsoplysninger etc., og hvortil der kun er begrænset adgang.

Videregivelse af personoplysninger

Du må kun videregive oplysninger fra undersøgelsen - bortset fra anonyme oplysninger  - hvis informanten har afgivet samtykke, eller Datatilsynet har givet tilladelse til det. Videregivelse må i så fald kun ske til brug for andre videnskabelige eller statistiske undersøgelser. 

Hvad gør jeg, når jeg skal indsamle persondata i forbindelse med et forskningsprojekt?

Du skal, inden selve dataindsamlingen finder sted, anmelde din dataindsamling til fakultetet, som vil sørge for registrering og godkendelse (i forbindelse med indsamling af personfølsomme data) af dit projekt. Læs mere ovenfor under Anmeldelses- og registreringspligt.

Du skal være opmærksom på at opbevare og eventuelt dele dine data sikkert: Læs om datadeling og opbevaring af data.

Du bør hurtigst muligt anonymisere og slette dine følsomme persondata.

Etiske retningslinjer for forskningsprojekter, der indsamler og eller behandler persondata

Når du skal indsamle og behandle persondata i et projekt, bør du forholde dig til og sikre dig, at der er taget højde for, at de følgende forhold er overholdt. Du kan desuden læse mere i Forskningsetisk Komités retningslinjer for forskningsprojekter, der behandler personfølsomme data.

1. Informeret samtykke

Informanters deltagelse i forskning (fx via interview og deltagerobservation) sker som udgangspunkt på baggrund af informanternes informerede samtykke.
Læs om informeret samtykke.

2. Risici

Undersøgelsen og dens resultater må ikke påføre deltagere skade eller signifikante risici for skade. Det gælder den måde respondenter rekrutteres på, selve undersøgelsen, og det produkt, der fremstilles. Det gælder også den eventuelle emotionelle belastning, som rekruttering, selve undersøgelsen eller offentliggørelse af resultaterne kan medføre.

3. Fornuftigt formål

En undersøgelse bør have et akademisk set fornuftigt formål, dvs. skal have potentialet til at producere ny, relevant viden.

4. Sikker opbevaring af data

Data, der indsamles i projekter, skal opbevares sikkert, dvs. så uvedkommende ikke kan få adgang til demt, og så risikoen for, at de går tabt, er minimal. Data skal opbevares i 5 år efter seneste publicering.
Læs mere om opbevaring af personfølsomme data.

5. Anonymiseret offentliggørelse

Resultater fra undersøgelsen må som udgangspunkt kun publiceres i anonymiseret form. Med anonymiseret form menes, at navne eller beskrivelser, der kan gøre det let for andre at identificere den pågældende person, er fjernet eller ændret.

6. Begrænset anvendelse

Data, der indsamles i forbindelse med projekter, må ikke bruges til andet end forskningsformål. Data indsamlet til forskningsformål må ikke bruges til forskningsformål, der går ud over det, som respondenter har givet samtykke til.

7. Tilladelse fra Datatilsynet/Godkendelse og registrering på fakultetet

Ved indsamling af personfølsomme oplysninger skal der ske en anmeldelse til fakultetet, jvf. krav fra Datatilsynet. Ordningen fastholdes, og du vil fortsat modtage en bekræftelse på og godkendelse af din indsamling og behandling af personfølsomme data efter den 25. maj 2018, når EUs persondatafordning træder i kraft.
Læs mere og anmeld din indsamling her.

Fra den 25. maj 2018, hvor EUs persondataforordning træder i kraft, vil også indsamling af ikke-følsomme persondata skulle registreres. Du vil, når du har anmeldt din dataindsamling, modtage en bekræftelse på registreringen af din dataindsamling.
Åbn anmeldelsesskema.